Mode opératoire – Soirées VIP Gegeor

1. Sélection des invités

Objectif : fidéliser et créer du lien avec des clients à fort potentiel.

Profils ciblés :

• Bons clients habitués (surtout ceux jamais venus)

• Nouveaux clients prometteurs

• Patrons / professions libérales du quartier (pour stimuler les ventes pro)

• Clients conviviaux et amateurs de vin

• Mélanger les profils (habitués + nouveaux)

Méthode :

• Identifier 20 à 25 profils → viser 12 à 15 présents

• Envoyer les invitations 3 à 4 semaines avant

• Ne pas mettre "VIP" dans les invitations ou l'objet car ce n'est pas élégant

• Relancer 1 semaine avant + SMS de rappel le matin même

• Tenir un tableau de suivi : nom / contact / date d’envoi / réponse / présence

• Vérifier la liste finale des invités

Modèle d'invitation :

Cher Monsieur X,

Nous avons le plaisir de vous convier à une soirée privilégiée de partage et de découverte.

Le vendredi 14 mars, de 19h à 20h, nous vous accueillerons chez Gegeor, accompagné de la personne de votre choix, pour un moment raffiné où nos dernières pépites en cave seront mises à l’honneur. Cette dégustation sera mise en valeur par des bouchées délicates, imaginées et préparées avec passion par notre chef exécutif, Arthur.

Cet événement, réservé à un petit groupe de clients fidèles, est une belle occasion de partager ensemble notre passion du vin et de la gastronomie.

Pour nous permettre d’organiser au mieux cette soirée, nous vous remercions de bien vouloir confirmer votre présence avant le mardi 11 mars.

Nous espérons vivement avoir le plaisir de vous compter parmi nous et restons à votre disposition pour toute question.

Au plaisir de vous retrouver bientôt, même si vous ne travaillez plus dans le quartier ! 

Céline et toute l'équipe de Gegeor

2. Choix des vins et des mets (J-15 à J-10)

• Sélectionner les vins en fonction :

  • des stocks disponibles (favoriser les cuvées à vendre après la soirée)

  • des habitudes de consommation des invités (plaisir + surprise)

  • des nouveautés à faire découvrir

• Préparer les fiches de présentation : cépages, terroir, arômes, vinification, anecdotes

• Créer les accords mets & vins avec le chef Arthur

  • S’appuyer sur les cartes actuelles pour simplifier la mise en place

  • Privilégier des amuse-bouches simples à déguster (finger food)

• Prévoir le staff nécessaire : 1 en cuisine, 2 cavistes, 1 alternant

• Établir le budget global de la soirée + objectifs de vente

3. Le jour même

• Vérifier les vins (ouverts, à bonne température, verres, crachoirs, serviettes)

• Préparer la décoration : sobre et chaleureuse (cadres, cartes, portraits de vignerons, lierre, vigne, fleurs séchées, déco du week-end)

• Vérifier le matériel : TPE, sacs, cartes de visite, musique, rallonges, cadres, etc.

4. Déroulé de la soirée

Accueil (18h30 – 18h45)

• Caviste + 1 personne accueillent les invités (vestiaire)

• Verre d’accueil : bulles

• Présentation rapide du concept

• Miser sur un accueil attentionné : prendre le temps d’échanger avec chacun, instaurer une ambiance chaleureuse, élégante et décontractée

• Faire de cette soirée un rendez-vous privilégié, un “club” auquel les clients ont envie d’appartenir

Dégustation (18h45 – 19h45)

• 6 vins présentés en 3 temps (2 par intervenant)

• Présentation courte + anecdote à chaque vin

• Verres remplis à 1/3 maximum

• Service fluide des amuse-bouches, avec présentation orale de chaque accord mets-vin en format collégial

• Ambiance conviviale, rythmée et participative

• Présentation du chef et du collègue en cuisine

Clôture (19h45 – 20h15)

• Verre final (Chartreuse ou autre digestif)

• Échanges libres, ventes douces

• Présentation des vins disponibles et prise de commandes au carton (retrait ultérieur)

• Noter les retours clients à chaud

5. Après la soirée

• Nettoyage et rangement

• Noter les ventes réalisées + intentions d’achat

• Envoyer le mail de remerciement le lendemain, avec la liste et les prix des cuvées dégustées

• Débrief interne :

  • 3 points positifs

  • 3 axes d’amélioration