Soirées VIP
Soirées VIP
Objectif : fidéliser et créer du lien avec des clients à fort potentiel.
Profils ciblés :
Bons clients habitués (surtout ceux jamais venus)
Nouveaux clients prometteurs
Patrons / professions libérales du quartier (pour stimuler les ventes pro)
Clients conviviaux et amateurs de vin
Mélanger les profils (habitués + nouveaux)
Méthode :
Identifier 20 à 25 profils → viser 12 à 15 présents
Envoyer les invitations 3 à 4 semaines avant
Ne pas mettre "VIP" dans les invitations ou l'objet car ce n'est pas élégant
Relancer 1 semaine avant + SMS de rappel le matin même
Tenir un tableau de suivi : nom / contact / date d’envoi / réponse / présence
Vérifier la liste finale des invités
Modèle d'invitation :
Cher Monsieur X,
Nous avons le plaisir de vous convier à une soirée privilégiée de partage et de découverte.
Le vendredi 14 mars, de 19h à 20h, nous vous accueillerons chez Gegeor, accompagné de la personne de votre choix, pour un moment raffiné où nos dernières pépites en cave seront mises à l’honneur. Cette dégustation sera mise en valeur par des bouchées délicates, imaginées et préparées avec passion par notre chef exécutif, Arthur.
Cet événement, réservé à un petit groupe de clients fidèles, est une belle occasion de partager ensemble notre passion du vin et de la gastronomie.
Pour nous permettre d’organiser au mieux cette soirée, nous vous remercions de bien vouloir confirmer votre présence avant le mardi 11 mars.
Nous espérons vivement avoir le plaisir de vous compter parmi nous et restons à votre disposition pour toute question.
Au plaisir de vous retrouver bientôt, même si vous ne travaillez plus dans le quartier !
Céline et toute l'équipe de Gegeor
Sélectionner les vins en fonction :
des stocks disponibles (favoriser les cuvées à vendre après la soirée)
des habitudes de consommation des invités (plaisir + surprise)
des nouveautés à faire découvrir
Préparer les fiches de présentation : cépages, terroir, arômes, vinification, anecdotes
Créer les accords mets & vins avec le chef Arthur
S’appuyer sur les cartes actuelles pour simplifier la mise en place
Privilégier des amuse-bouches simples à déguster (finger food)
Prévoir le staff nécessaire : 1 en cuisine, 2 cavistes, 1 alternant
Établir le budget global de la soirée + objectifs de vente
Vérifier les vins (ouverts, à bonne température, verres, crachoirs, serviettes)
Préparer la décoration : sobre et chaleureuse (cadres, cartes, portraits de vignerons, lierre, vigne, fleurs séchées, déco du week-end)
Vérifier le matériel : TPE, sacs, cartes de visite, musique, rallonges, cadres, etc.
Accueil (18h30 – 18h45)
Caviste + 1 personne accueillent les invités (vestiaire)
Verre d’accueil : bulles
Présentation rapide du concept
Miser sur un accueil attentionné : prendre le temps d’échanger avec chacun, instaurer une ambiance chaleureuse, élégante et décontractée
Faire de cette soirée un rendez-vous privilégié, un “club” auquel les clients ont envie d’appartenir
Dégustation (18h45 – 19h45)
6 vins présentés en 3 temps (2 par intervenant)
Présentation courte + anecdote à chaque vin
Verres remplis à 1/3 maximum
Service fluide des amuse-bouches, avec présentation orale de chaque accord mets-vin en format collégial
Ambiance conviviale, rythmée et participative
Présentation du chef et du collègue en cuisine
Clôture (19h45 – 20h15)
Verre final (Chartreuse ou autre digestif)
Échanges libres, ventes douces
Présentation des vins disponibles et prise de commandes au carton (retrait ultérieur)
Noter les retours clients à chaud
Nettoyage et rangement
Noter les ventes réalisées + intentions d’achat
Envoyer le mail de remerciement le lendemain, avec la liste et les prix des cuvées dégustées
Débrief interne :
3 points positifs
3 axes d’amélioration