EN AMONT

• Contrôler (food et boissons) et imprimer les menus si besoin

• Transmettre les informations et un exemplaire du menu à la cuisine pour validation

• Se renseigner sur la carcasse prévue ou exigée par le client

• Faire le point avec le caviste pour la MEP des vins et champagnes

• Valider la méthode de facturation sur les boissons (au verre, et pas à la bouteille) et sur les mini-plats et amuse-bouches

OUVERTURE

• Vérifier l’agenda et le whatsapp pour confirmer le type d’événement

• Confirmer les informations sensibles si besoin : heure de fin prévue ? possibilité de dépasser ? budget ferme ou encaissement à la conso ?

• Pain : se renseigner si besoin d’aller le chercher et anticiper le service du pain

• Faire la carcasse : format cocktail ou assis ou les deux

• Vérifier les stocks sensibles : glaçons, softs, vins au verre, serviettes

• Dégager tout mobilier superflu : tabourets du bar, robot aspirateur, etc.

• Si apértif avec des bulles : faire pyramide de flûtes à champagne sur le bar (toujours prévoir un nombre plus large)

• Si format cocktail : prévoir des couverts et serviettes en papier en libre accès + pyramides de verres à vin et verres à eau en salle

• Si format assis : dresser les tables comme d’habitude, en fonction de la carcasse convenue

• Si météo favorable : ouvrir les baies vitrées et portes

• Faire la mise en place terrasse : 4 tables en mode buffet de part et d'autre du pot de fleur, collées le long des voitures + 2 chaises dans chaque angle côté mur pour espace fumeur

• Disposer les bouquets de fleurs (grands et petits) sur les tables et buffets

• Besoin de prévoir du matériel ? micro, vidéoprojecteur, atelier dégustation, tringle vestiaire…

• Vérifier les toilettes

• Installer le cadre “Privatisation” à l’extérieur sur une table de 2 dressée devant la vitrine

• Installer le cadre "Privatisation" au niveau du desk d'accueil

• Menu spécifique prévu ? à imprimer ou à afficher en salle ?

• Organiser l’addition : vérifier l'existence de chaque produit et le prix, créer 4 tables distinctes (Food prévu, Boissons prévues, Food extra, Boissons extra)

• Musique : playlist prévue ou non ?

• Lumières : penser au tamisage tout au long de l'événement

• Facturation / consommation : combien de consos par personne ? limite de consos ?

• Vestiaire : tringle et cintres à mettre en place + système de ticket

• Anniversaire : bougies normales ou bougies fontaines prévues ?

• Cookies : ne pas oublier en fin d'événement

• Horaires : heure de fin prévue ? dépassement possible ? si oui, à quel prix ?

• Règlement : acompte versé ? paiement sur place en CB ou sur facture ?

PENDANT L'ÉVÉNEMENT :

• Vérifier musique, lumières, ouverture des baies vitrées et portes

• Arrivée de l’organisateur - se présenter et expliquer / confirmer le déroulé de la soirée.

• Vérifier avec l'organisateur s'il y a des régimes ou allergies particulières afin de valider avec la cuisine la prise en compte des spécifités

• Confirmer le nombre de convives : plus ou moins nombreux que prévu ?

• Début de l’envoi des amuse-bouches

• Envoi ou temporisation sur les plats salés

• Envoi des desserts ou du gâteau

• Fin du service cuisine

• Départ du client ou prolongation éventuelle

• Être responsable tout au long de l’événement : réagir si client alcoolisé, nuisances sonores, plaintes des voisins

• Signaler s’il y a eu des restes alimentaires 

• En fin de service, après le départ de la cuisine : faire la vaisselle restante avec la machine à laver du bar. Poser les assiettes propres dans le monte-plats.

FERMETURE

• Mettre le pain restant au frigo

• Vérifier que toutes les portes et baies vitrées sont fermées à double tour

• Vérifier que les stores soient remontés et les lumières extérieures éteintes

• Remettre strictement chaque table à sa place avec le bon numéro selon le plan Zenchef

• Lancer la machine à laver le linge (avec un décalage de 24h si vendredi ou samedi).

• Retirer du frigo tous les vins et softs non utilisés pendant la privatisation

• Remettre en place les vins au verre pour le prochain service

• Placer les bacs à verre devant le desk

• Jeter les poubelles (sauf le verre) dans l'immeuble 5 rue Jules Lefebvre (code 5362)

• Ressortir la mise en place de cave et le mobilier de terrasse pour le lendemain si besoin

• Laisser la caisse ouverte avec indication claire : “Client a réglé” ou “En attente de facture demain” ou "tips sortis" ou toute autre information de mouvement de caisse

• Envoyer le rapport X sur CA Feedback et faire un debrief rapide